Stage Vrijwilligerscoördie & algemene productie

Apply now

Stage Vrijwilligerscoördinatie & algemene productie

Full-time · Amsterdam

Het International Documentary Film Festival Amsterdam (IDFA) is een toonaangevend internationaal documentairefestival en veel meer dan alleen een filmfestival. Naast films biedt IDFA innovatieve, interactieve documentaires via DocLab en organiseert het jaarlijks professionele markten en educatieve programma’s voor talent, scholen en studenten. 

Met het Documentaire Paviljoen in het Vondelpark zet IDFA de stap van festival naar een dynamisch instituut voor creatieve documentaires, gericht op makers, publiek en scholieren. Artistieke kwaliteit, maatschappelijke betrokkenheid en een breed bereik staan centraal, met inclusiviteit, innovatie en duurzaamheid als pijlers. 

Het IDFA-team bestaat uit 50 vaste medewerkers en verdubbelt in aanloop naar het festival met tijdelijke krachten en stagiairs. 

De productieafdeling verzorgt de planning en organisatie van het festival, van locaties, meubilair en techniek tot aan draaiboeken en social events. Vanaf september groeit het team naar zo’n 25 producenten die in verschillende functies zorgen voor een goed verloop van het festival.  

IDFA vindt plaats op meer dan 20 locaties en op bijna al deze locaties worden vrijwilligers ingezet om ervoor te zorgen dat het festival soepel verloopt. We werken elk jaar met ongeveer 600 vrijwilligers op allerlei verschillende functies. Samen met de twee vrijwilligerscoördinatoren verzorg je de volledige werving, indeling, roostering en instructie. Alle vrijwilligers worden ingedeeld in teams met ieder een eigen coördinator voor de directe aansturing. Een aantal van de teams worden wel direct door de vrijwilligers coördinatie aangestuurd. 

Daarnaast ondersteun je de festivalproducent en de locatieproducenten in de voorbereiding van het festival. Zo ben je onder andere verantwoordelijk voor de productie van de IDFA Dance Nights, plaats je bestellingen, heb je contact met locaties en verricht je allerlei ondersteunende taken. 
 

Wat ga je doen? 

  • Het werven van alle vrijwilligers;

  • Kennismakingsgesprekken voeren met alle nieuwe vrijwilligers;

  • Het indelen van vrijwilligers in de juiste functies en teams;

  • Inroosteren in diensten van een gedeelte van de vrijwilligers;

  • Het opvragen en coördineren van de catering bestellingen van alle vrijwilligers van het festival;

  • Het invoeren en uitdraaien van alle festivalpassen van alle vrijwilligers en medewerkers;

  • Tijdens het festival eerste aanspreekpunt zijn bij afmeldingen van vrijwilligers en (nieuwe) aanvragen voor vrijwilligers;

  • De gehele periode de mailbox van de vrijwilligers beheren;

  • De productie van de twee IDFA Dance Nights;

  • Ondersteunen van special events;

  • Ondersteunen van de locatiemanagertraining;

  • Updaten van de toegankelijkheidsinformatie van de locaties;

  • Coördinatie van de crewlunch;

  • Diverse ondersteunende taken.

Wie zoeken wij 

  • 3e of 4e jaars MBO opleiding of 2e of 3e jaars HBO opleiding. 
    Bij voorkeur een opleiding in een relevante richting zoals Leisure & Events Management;

  • Je bent 4 dagen per week beschikbaar van september t/m december 2025 (in overleg);

  • Je hebt goede sociale vaardigheden;

  • Je hebt zin om allerlei verschillende dingen op te pakken;

  • Je bent nieuwsgierig naar (of hebt al ervaring met) een festivaldynamiek;

  • Je bent pro-actief en pakt graag dingen op;

  • Je bent goed in multi-tasken;

  • Je spreekt en schrijft Nederlands op minimaal B2 niveau en goed Engels.

Wat bieden wij?

  • Een fantastische werkplek in ons nieuwe kantoor in het Vondelpark;

  • Een stage waarin je zelfstandig een eigen takenpakket onder je hoede krijgt, maar er ook voldoende begeleiding om tot die zelfstandigheid te komen;

  • Een stagevergoeding van € 375 per maand bij een stage van 4 dagen per week;

  • Vergoeding van reiskosten (woon-werk) binnen Nederland;

  • Op kantoordagen een gezonde lunch;

  • Kaarten voor het festival.

Diversiteit

Bij IDFA werken gedreven mensen met verschillende ervaringen en persoonlijkheden. IDFA wil een organisatie zijn die ruimte biedt aan iedereen. Talent als basis, diversiteit als kracht om betere resultaten te behalen. Bij IDFA vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn we benieuwd wie jij bent!

Herken jij jezelf in deze vacature? Dan komen we graag met jou in contact! Klik op de sollicitatiebutton en upload je motivatiebrief (in het Nederlands) en cv uiterlijk 25-05-2025.

Met vragen over de procedure kun je terecht bij Saskia Knol, HR Manager, 06-52633570.

Apply now