Locatieproducent

Het International Documentary Film Festival Amsterdam (IDFA) is een toonaangevend internationaal documentairefestival en veel meer dan alleen een filmfestival. Naast films biedt IDFA innovatieve, interactieve documentaires via DocLab en organiseert het jaarlijks professionele markten en educatieve programma’s voor talent, scholen en studenten.

Met het Documentaire Paviljoen in het Vondelpark zet IDFA de stap van festival naar een dynamisch instituut voor creatieve documentaires, gericht op makers, publiek en scholieren. Artistieke kwaliteit, maatschappelijke betrokkenheid en een breed bereik staan centraal, met inclusiviteit, innovatie en duurzaamheid als pijlers. Het IDFA-team bestaat uit circa 50 vaste medewerkers en groeit in aanloop naar het festival met tijdelijke inzet van freelancers en stagiairs.

De productieafdeling is verantwoordelijk voor de planning en organisatie van het festival, van locaties, meubilair en techniek tot draaiboeken en social events.

De productieafdeling verzorgt de planning en organisatie van het festival, van locaties, meubilair en techniek tot aan draaiboeken en social events. Vanaf september groeit het team naar zo’n 25 producenten die in verschillende functies zorgen voor een goed verloop van het festival.  

De opdracht

Voor de productie van het programma op de festivallocaties tijdens IDFA 2026 zoeken wij een freelance Locatieproducent. In deze opdracht ben je verantwoordelijk voor het coördineren en realiseren van de operationele voorbereiding en samenwerking met festivallocaties.

Je werkt zelfstandig aan een duidelijk afgebakende opdracht binnen de productieorganisatie en stemt waar nodig af met betrokken stakeholders binnen IDFA en de locaties.

Resultaat van de opdracht

Het doel van de opdracht is om te zorgen voor een goed voorbereide en soepel verlopende uitvoering van het programma op de festivallocaties, met heldere afspraken, goed geïnformeerde teams en een effectieve samenwerking tussen IDFA en de locaties.

Werkzaamheden binnen de opdracht

Binnen deze opdracht houd je je onder andere bezig met:

• Het afstemmen en organiseren van kick-offs met festivallocaties en betrokken IDFA-teams

• Het actualiseren van handboeken en protocollen en bijdragen aan heldere werkafspraken

• Het verzorgen van de werving en selectie van locatie- en floormanagers

• Het (laten) organiseren van trainingen, waaronder calamiteitentrainingen voor vrijwilligers en locatiemanagers

• Het maken van praktische afspraken met locaties, zoals catering (lunch/diner)

• Het inventariseren en coördineren van benodigde (technische) faciliteiten

• Het ophalen en verwerken van evaluaties met locaties na afloop van het festival

Samenwerking

Je voert deze opdracht zelfstandig uit en werkt daarbij samen met de productieafdeling en andere betrokken teams binnen IDFA. Je stemt periodiek af over voortgang, prioriteiten en resultaten.

Wat kun je verwachten?

• Een opdracht in de periode september t/m december 2026

• Inzet indicatief: september circa 3 dagen per week, oplopend naar een hogere inzet in oktober en november (festivalperiode), en afbouw in december

• Totale inzet: circa 60 dagen binnen de opdrachtperiode

• Dagtarief: €286 (excl. btw), met een toeslag van 125% voor festivaldagen (in totaal circa 11 dagen)

• Reiskostenvergoeding op basis van openbaar vervoer (2e klas) voor afspraken op locatie

• Op kantoordagen mogelijkheid om gebruik te maken van lunchfaciliteiten

• Toegang tot het festival.

Wie zoeken we?

Voor deze opdracht zoeken we een zelfstandige professional die:

• beschikt over hbo- of wo-werk- en denkniveau (of vergelijkbare ervaring)

• circa 2–5 jaar ervaring heeft als producent, bij voorkeur binnen evenementen waar je samenwerkt met locatiemanagers

• ervaring met (film)festivals meebrengt (pré)

• gestructureerd werkt en overzicht houdt, bijvoorbeeld met behulp van Excel en planningen

• proactief is en makkelijk schakelt met verschillende stakeholders

• communicatief sterk is en op een prettige en duidelijke manier afstemt met uiteenlopende partijen

• flexibel kan inspelen op een dynamische werkomgeving en piekmomenten

• zich snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen maakt

• Goede beheersing van Nederlands en Engels